Elektronischer Rechnungsversand Digitale Signatur


Update Juli 2011: Mit dem StÄndG von Juli 2011 wird die Regelung europaweit vereinheitlicht. Dennoch (im entsprechenden Gesetzestext nachzulesen) bleibt die Pflicht, die Unversehrtheit der Rechnung über den Archivzeitraum von bis zu 10 Jahren weiterhin zu gewährleisten. Lediglich das Verfahren „Digitale Signatur“ kann (sofern man ein gleichwertiges Verfahren findet – das es bis jetzt nicht gibt) ersetzt werden. Gesetzesgrundlage: Das Digitale Signaturgesetz (DigSigG) ist seit dem 01.07.2004 wirksam. Gleichwohl ist die Karenzzeit der Finanzbehörden mit diesem Termin verstrichen. 14 Abs. 3 UStG regelt die Anforderungen mit dem StÄndG 2003. Demnach sind nur noch Papierrechnungen vorsteuerabzugsberechtigt. Alle auf elektronischem Wege erstellten Rechnungen (per Computerfax an ein Computerfax, per Computerfax an ein herkömmliches Faxgert, per E-Mail) mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, die dem Rechnungsempfänger bzw. Wirtschaftsprüfer ermöglicht, Unversehrtheit des Rechnungsdokuments, Herkunft und Gültigkeit der digitalen Signatur zu überprüfen. Zusätzlich muss es sich bei der Signatur um eine sog. „qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung“ handeln. Dabei ist es unerheblich, ob die Rechnung per E-Mail oder per Datenträger (CD) dem Rechnungsempfänger übermittelt wird. Bei der Fax-Übermittlung ist eine Rechnung ohne digitale Signatur nur zulässig, wenn nachgewiesen werden kann, das die Rechnung von einem Standard-Papierfax versende UND empfangen wurde. Auerdem müssen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger das Dokument in Papierform aufbewahren. Was tun? Entweder Rechnungen per Post verschicken, sie in ein Papierfaxgerät stecken und sich versichern lassen, dass der Empfänger KEIN Computerfax besitzt. Oder einen Chipkartenleser der Klasse 3 (z.B. von Reiner SCT) kaufen und bei der T-Systems eine Digitale Signaturchipkarte mit Anbieterakkreditierung mieten. Auf diese Weise muss dann ber Eingabe einer 6-stelligen PIN an der Tastatur des Kartenlesers JEDE einzelne Rechnung signiert werden. Oder die vereinzelt angebotenen Dienste eines Massensignaturproviders in Anspruch nehmen. Rechnungen werden dabei über den Mailserver des Providers verschickt und dabei die digitale Signatur zugefügt (Verfahren vergleichbar mit Zentralregulierung) (Letzte Revision: 13.02.2015 16:21:49) (Post ID:999)

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