Teams, Microsoft 365 und Umfragen

Wer einen Microsoft 365 Plan hat, kann entweder aus Office (Sharepoint) oder aus #Teams heraus sehr einfach Umfragen erstellen. Wir gehen heute kurz auf die simple Möglichkeit ein, das aus Teams heraus zu tun:

Das Praktische dabei: Man muss nicht erst mühsam die Umfrage in einem Formular ausfüllen, um sie zu erstellen, sondern lädt stattdessen die Forms App in das Gespräch oder den Kanal ein:

@forms Frage? Antwort 1, Antwort 2, Antwort 3, Antwort 4

Beispiel: @forms Wie hoch ist der Eiffelturm? 124m, 182m, 334m, 500m

Schickt man die Zeile ab in der Chateingabezeile, wird sofort die Umfrage erstellt und erscheint im Kanal bzw. im Chat für die anderen Teilnehmer. Alternativ kann man den Link (über das ... Menü, Rechte Maustaste) kopieren und an andere Mitarbeiter der Organisation bzw. Personen, die auf den Chat zugriff haben, weitergeben.

Voraussetzung, damit das funktioniert: Über die Teamsleiste oben im Chat das PLUS Symbol drücken und nach FORMS suchen. FORMS auswählen und speichern. Nun ist Forms Teilnehmer im Chat und die Umfrage kann wie oben beschrieben über den Erstell-String gestartet werden.

So kann man sich die wichtigsten Umfragen nicht nur im Sharepoint anlegen (und dann aufrufen über die GUI), sondern über Einspeisung Textzeile beispielsweise Schulungsfeedback im Kanal platzieren.

Hinweis: Bei den Umfrage-Apps wird auch Polly von polly.io angeboten. Diese App lässt es zu, genauso Umfragen zu erstellen. Allerdings lässt der kostenlose Plan nur maximal 25 Umfrage-Antworten pro Monat zu. Die Forms-App von Microsoft hingegen lässt sich im Rahmen der Microsoft 365 Pläne kostenlos nutzen.

Alles hat ein Ende - Internet Explorer

Mit dem Patchday am 15. Juni 2022 entfernt Microsoft im Rahmen des kumulativen Updates den Internet Explorer aus Windows 10 und 11 und (vermutlich auch) aus Windows Server 2016-22. Als Alternative wird seit etwa 2019 der neue Microsoft Edge Browser (für Windows 10) verteilt. Dieser basiert auf dem Chromium Projekt, das auch Google Chrome benutzt. Der neue Edge, auch als Edge on Chromium bezeichnet, enthält in der Enterprise-Version Gruppenrichtlinien und die Möglichkeit - falls einzelne Internet- oder Intranet-Seiten dies erfordern - einen IE-Kompatibilitätsmodus zu starten.

Handlungsempfehlung

Sowohl Google Chrome, als auch Microsoft Edge sind als Enterprise-Versionen kostenlos erhältlich, für die es Gruppenrichtlinienpakete zur zentralen Administration gibt. Die Installationspakete sind MSI, die sich dann an die Endgeräte ausrollen lassen.

Weil selbst die Microsoft Dynamics 365 Division Google Chrome als Browser-Client für Business Central empfiehlt, Google im Chromium Projekt über 20 Jahre Erfahrung hat und kritische Sicherheits-Updates schneller ausgeliefert werden, sollte derzeit "Google Chrome für Enterprise" per Gruppenrichtlinie als Standard-Browser definiert werden.

Microsoft Edge für Enterprise (aka. Edge on Chromium) bitte ebenfalls installieren und per Gruppenrichtlinie NICHT zum Standardbrowser machen. Dieser Browser dient zum Aufrufen von Seiten im Internet-Explorer Modus und entfernt den alten Edge, der bereits jetzt Sicherheitslücken hat.

Checkliste Browser-Umstellung

• Google Chrome für Enterprise (64-Bit) herunterladen (das angebotene Bundle enthält die Gruppenrichtlinien): Google Chrome Enterprise
• Microsoft Edge für Enterprise (64-Bit) herunterladen (die Gruppenrichtlinien sind ein separater Download rechts neben dem Download-Knopf): Microsoft Edge Enterprise
• Beide Gruppenrichtlinien Pakete in den Central Store Ihres Active Directory kopieren
• Zwei Gruppenrichtlininen-Vorlagen erstellen und die gewünschten Einstellungen vornehmen (z. B. Chrome als Standard-Browser, Edge nicht)
• Installationspakete auf allen Endgeräten installieren oder an alle verteilen. Zielobjekte sind sowohl alle Server (ab Server 2012 R2), als auch alle Windows Client-Betriebssysteme (Windows 10)

Ändere Dein Passwort - Tag

Seit vielen Jahren gibt es immer am 01. Februar den Motto Tag "Ändere Dein Passwort". Nachdem schon vor Jahren durch Studien mehrerer Universitäten belegt wurde, dass der Zwang, seine Kennwörter regelmäßig zu ändern genau das Gegenteil bewirkt - nämlich unsichere Kennwörter, muss das Motto des Tages modernisiert werden.

Aktuell wäre "Sichere Authentifizierung" ein zeitgemäßes Motto.

Hintergrund

Der Passwortwechsel-Zwang führt im Regelfall bei einem 7-Stelligen Passwort dazu, dass am Ende eine zweistellige Zahl hochgezählt wird und der Hacker nur noch ein fünfstelliges Passwort "knacken" muss.

Sicherer sind die folgenden Ratschläge:

1. Verwenden Sie für jede unterschiedliche Anmeldung (Internet-Seiten, Domain-Login, Smartphone, Apps-Login) ein anderes Kennwort
2. Erzeugen Sie diese Kennwörter entweder mit einem Kennwort-Generator (im Keepass ist auch einer enthalten) oder nach einer Formel wie Anfangsbuchstaben eines Satzes, den nur Sie kennen und der Sonderzeichen und Zahlen enthält
3. Benutzer-Kennwörter sollten mindestens 7 Zeichen, Groß- und Kleinschreibung und ein Sonderzeichen bestehen. Optimalerweise enthält es auch Leerzeichen
4. Andmin-Kennwörter liegen zwischen 8 und 10 Zeichen und unterliegen ebenfalls den Komplexitätsformeln.
5. Speichern Sie diese Kennwörter in einem Kennwort-Safe, der auch ohne Internet funktioniert und das Öffnen seines Kennwort-Safes Zwei-Faktor-Authentifizierung unterstützt (Keepass Pro Passwort Safe ist eine sichere Open-Source-Software mit lokalem, verschlüsseltem Safe für Windows, android und apple ios)
6. Verwenden Sie, wenn Anbieter dies bereitstellen, die 2FA auch für Internet-Anmeldungen. Microsoft und Google unterstützen das beispielsweise für seine Online-Dienste
7. Bei allen Seiten, die Geld bewegen (Banken, Sparkassen und andere Finanzdienstleister) ist 2FA mittlerweile Pflicht. Sie können meist per SMS-Token oder mit einer App den Freischaltcode bekommen zum Durchführen einer Transaktion oder nur zum Anmelden. Die App-Variante ist dabei meist günstiger, weil einige Institute bis zu 30ct pro SMS berechnnen