Datensicherungen richtig

Bedeutung der Datensicherung

Wie wichtig eine effiziente #Datensicherung ist, merkt man leider erst dann, wenn es schon zu spät ist. Erst mit der entsprechenden Vorsorge und den für den Bedarfsfall angepassten Tools können Sie ruhiger schlafen.

Datenverluste drohen Ihnen z.B. bei:

• Virenbefall
• Hardwareschäden
• Überspannung
• Diebstahl
• Alterung
• Feuer
• Wasser

EDV-Anwendung ohne Datensicherung ist wie Fahren im Straßenverkehr ohne Bremsen!

Gesetzliche Grundlagen

Auszug aus den Verlautbarungen des Institutes der Wirtschaftsprüfer

Datensicherungs- und Auslagerungsverfahren sind Voraussetzungen für die Funktionsfähigkeit der Datenverarbeitung und zudem Voraussetzung zur Sicherung der Vollständigkeit und Verfügbarkeit der Daten und Programme. Sie sind erforderlich, um den Anforderungen nach Lesbarmachung der Daten –auch i. S .e. ordnungsmäßigen Buchführung- gerecht zu werden.

Auszug aus GoDV (Grundsätze ordnungsmäßiger Datenverarbeitung im Rechnungswesen).

Die in der Datenverarbeitung ruhenden Manipulations- und Zerstörungsrisiken hat der Buchführungspflichtige durch geeignete Sicherungsmaßnahmen abzuwehren. Die räumliche und personelle Organisation soll bieten:

• durch Datenbeständeschutz, auch gegen Katastrophenfälle.

Hinweise aus der deutschen Rechtsprechung

In einem Urteil des LG Karlsruhe vom 13.07.1989 (80 101/89) wird auf die Pflicht zur täglichen oder gar häufigere Datensicherung hingewiesen. Wer die gebotene Sorgfalt in eigenen Angelegenheiten nicht beachtet, nimmt etwaige Datenverluste billigend in Kauf und handelt grob fahrlässig.

Grundsätze einer funktionsfähigen und tauglichen Datensicherung

• Alle unternehmensrelevanten und computergespeicherten Daten werden regelmäßig auf externe Medien gesichert.

• Die Daten werden nach jedem abgelaufenen Arbeitstag komplett gesichert (montags bis freitags oder montags bis samstags, ausgenommen Feiertage).

• Für jeden Wochentag gibt es ein anderes externes Medium (z.B. Streamer Band). Die Medien (Bänder) für die letzte Sicherung werden frühestens nach einer Woche wieder überschrieben. Die Medien für die letzte Sicherung einer Woche werden frühestens nach vier Wochen überschrieben.

• Mehrere Medien (Bänder) werden außerhalb des Betriebsgebäudes aufbewahrt.

• Die Vollständigkeit und Lesbarkeit der Medien (Bänder) wird regelmäßig stichprobenweise überprüft.

• Für jede Datensicherung gibt es ein schriftliches Protokoll, welches Auskunft über den Erfolg oder Misserfolg der Datensicherung gibt. Dieses Protokoll wird täglich am Tag nach der Datensicherung geprüft. Die Person, die es prüft, ist in der Lage fehlerhafte bzw. nicht erfolgreiche Datensicherungen zu erkennen.

• Es existiert mindestens eine unternehmenseigene Person, die für die ordnungsgemäße Abwicklung der Datensicherung zuständig ist. Für den Fall von Urlaub oder Krankheit gibt es mindestens eine geschulte Ersatzperson.

Tipps zur täglichen Datensicherung

• Keine Mehrarbeit
  Datensicherungen sollten keine Überstunden kosten- sonst werden sie vergessen.
• Prüfung der Datensicherung
  Prüfen Sie täglich den korrekten Ablauf der Sicherung (gilt für jede Datensicherung). Das BSI empfiehlt regelmäßige Rücksicherungen monatlich. Hierbei werden Daten vom Band restauriert und eine Konsistenzprüfung der Datenbank(en) durchgeführt.
• Aufbewahrung der Datensicherungsbänder
  Eine ordnungsgemäße feuer- und entwendungssichere Lagerung der Bänder wird empfohlen. Bei Lagerung in einem Panzerschrank bitte Brandschutz-Datenkassetten verwenden. Auslagerung von mindestens 2 aktuellen Bändern außerhalb des Betriebsgeländes in der Bank oder durch Mitnahme des Systemkoordinators (Aufbewahrung zu Hause) obligatorisch.
• Anzahl der Sicherungsbänder
  Es gibt für jeden Werktag je ein Band in zwei Generationen (gerade und ungerade Kalenderwoche, d.h. bei 5 Werktagen 10 aktive Bänder). Es gibt Ersatzbänder, welche benutzt werden können, wenn festgestellt wird, dass ein Band defekt ist. Dadurch wird vermieden, dass sich eine am Tage nachzuholende Datensicherung verzögert, weil erst ein Band gekauft werden muss. Empfohlen wird zusätzlich eine Wochen-, Monats- und Jahressicherung (sofern die Anforderung besteht, auf gelöschte Daten zuzugreifen, die vor mehr als 14 Tagen gelöscht wurden). Auf eine ordentliche Beschriftung sollte großen Wert gelegt werden (Beschriften Sie die Bänder mit Wochentag/gerade oder ungerade, z.B. „MI ungerade“).
• Reinigung
  Reinigen Sie jede Woche das Datensicherungsgerät mit einem Reinigungsband.
• Austausch der Sicherungsbänder
  Bänder sind Verschleißartikel und die Lebensdauer ist begrenzt. Wechseln Sie alle 12 Monate den kompletten Satz aus.
• Protokolle der Datensicherungsjobs
  Hilfreich für die Überprüfung der Datensicherungsprotokolle, ist die Einrichtung einer E-mail an den Systemkoordinator bei Fehlern.
• Verhalten bei Fehlern
  Sorgen Sie mit der Hilfe Ihres Dienstleisters dafür, dass die Datensicherung wieder lauffähig wird.

Es ist im Interesse aller Beteiligten, dass eine Funktionskontrolle der Datensicherung stattfindet und protokolliert wird.

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